Como reduzir o uso de papel na sua clínica?

Reduzir o uso de papel vai aumentar a eficiência geral da sua clínica. Além de facilitar várias tarefas, a longo prazo reduz custos importantes. Neste artigo falamos de como diminuir o uso de papel e os benefícios para a sua clínica.

No entanto, esta transição demora algum tempo e é importante que a clínica tenha noção das suas necessidades e dos sistemas que vai ter de substituir antes de começar este processo.

Como reduzir o uso de papel?

1. Software de gestão clínica

A parte administrativa é o primeiro aspeto a considerar. Para permitir esta mudança, o seu software de gestão clínica deve garantir alguns aspetos como a criação de processos de pacientes, agendamento, orçamentação, faturação, entre outros.

Esta informação deve ser toda preenchida e enviada de forma digital e de acordo com as especificações legais e fiscais.

Assim, junta toda a informação administrativa, financeira e estatística num único lugar, o que facilita o acesso e consulta de dados.

Tomar decisões de Gestão e Marketing informadas e apoiadas por dados estatísticos é uma necessidade cada vez maior e um software de gestão clínica permite-lhe analisar esta informação de forma simples.

2. Sistema de imagem digital

Por sua vez, a parte do diagnóstico é feita através de algum sistema de imagem digital. As imagens são obtidas através de um sistema de radiologia digital (o mais comum), câmaras ou sensores intraorais. De seguida, as imagens são geridas e modificadas através deste software de imagem. Pode conhecer as nossas soluções de radiologia aqui.

Atualmente, muitos softwares de gestão já permitem uma integração destas imagens (radiografias e fotografias). Estes fazem uma representação do estado inicial da boca do paciente através de um Odontograma eletrónico, onde definem os tratamentos, que depois vão atualizando consulta-a-consulta.

O NewSoft DS é um desses casos com a funcionalidade Odontograma disponível. Pode saber mais sobre as funcionalidades do NewSoft DS neste artigo.

3. Comunicação digital

Outra área em que pode reduzir o uso de papel da clínica é na comunicação com o paciente.

Pode substituir os cartões com as datas das marcações e enviar mensagens (SMS ou e-mail) com esses dados. Depois, mais próximo da consulta, basta enviar um lembrete para que o paciente não se esqueça e falte. Leia mais neste artigo sobre as vantagens de utilizar SMS na comunicação com o paciente.

Por outro lado, a comunicação promocional (descontos em tratamentos, campanhas exclusivas, ofertas) deixa de ser impressa em panfletos e pode ser enviada através de newsletters e divulgada nas redes sociais.

Quais as vantagens de reduzir o uso de papel?

  • Mais espaço livre e ambiente mais organizado – Ao substituir os processos de paciente físicos, ganha mais espaço de arrumação.

  • Maior facilidade de arquivo e consulta de documentos – Com um sistema eletrónico, procurar e consultar uma ficha de paciente ou qualquer documento passa a ser muito mais fácil e rápido.

  • Otimização da comunicação entre todos os colaboradores da clínica – Ao substituir o papel por um sistema digital, também facilita a colaboração entre todos os funcionários da clínica porque permite o acesso à informação ao mesmo tempo e há uma maior integração dos dados.

  • Menor probabilidade de erro humano – Ao preencher a informação digitalmente, demora muito menos tempo do que se fosse manualmente e assim evita, por exemplo, erros de má interpretação da letra da pessoa, seja no preenchimento das fichas de pacientes ou na prescrição de receitas.

  • Redução de custos em papel, tinteiros para impressão, material de estacionário, etc.

  • Maior segurança – Ao contrário dos registos em papel, a informação digital permite fazer backups de forma regular, sendo quase impossível perder estes dados.

  • Implementação de uma prática dentária mais sustentável.

Conclusão

Em suma, a transição do papel para o digital vai aumentar a eficiência e produtividade da sua clínica, facilitar as tarefas administrativas, melhorar a colaboração entre funcionários e, consequentemente, reduzir o stress de todos.

O NewSoft DS responde a todas estas necessidades. Se tiver interesse em conhecer os planos disponíveis ou os nossos equipamentos de radiologia, contacte-nos em info@imaginasoft.pt. Estamos disponíveis para agendar uma demonstração, sem qualquer compromisso.

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