Porque é que a sua clínica precisa de um software de gestão?

A implementação de um software de gestão clínica é essencial, independentemente da dimensão da clínica, e deve ser uma prioridade de qualquer médico ou gestor.

Além de facilitar o trabalho de todos os colaboradores da clínica, um software clínico resulta numa melhor experiência dos próprios pacientes. Como? Passamos a explicar, apresentando-lhe uma lista de 6 razões pelas quais deve fazer este investimento.

1. Maior controlo financeiro

É importante perceber as receitas e despesas que a sua clínica tem regularmente para fazer uma distribuição dos recursos financeiros mais adequada.

Especialmente em clínicas mais pequenas e com menos recursos, fazer uma gestão financeira eficiente pode fazer a diferença entre ser um negócio de sucesso ou não.

Com um software de gestão pode controlar:

• o fluxo da caixa;
• os relatórios de documentos emitidos (faturas/recibos/créditos);
• as receitas associadas a cada médico e especialidade;
• os valores em falta dos pacientes devedores;
• os relatórios de eficiência, etc.

2. Otimização dos processos de agendamento de consultas

Hoje em dia, utilizar uma agenda física para fazer o controlo de consultas é impensável. Uma agenda de papel pode estragar-se ou perder-se. Além disso, não é prática porque não permite a consulta por mais do que uma pessoa, nem dá uma visão diária geral dos agendamentos de cada médico e especialidade.

Por esse motivo, fazer o agendamento numa plataforma digital é a melhor solução, pois garante a:

• eliminação de erros como marcações duplas;
• melhor distribuição das consultas e pacientes por médico;
• diminuição do número de pacientes a aguardar pela consulta na sala de espera;
• organização da informação de quantos pacientes foram atendidos por dia, semana ou mês;
• análise do número de pacientes que não apareceram, cancelaram ou reagendaram;
• visão geral do número de pacientes atendidos por especialidade e médico diariamente, semanalmente ou mensalmente.

3. Comunicação direta e personalizada com os pacientes

O principal motivo pelo qual os pacientes faltam a uma consulta é o esquecimento. Com um software de gestão clínica pode enviar lembretes personalizados aos seus pacientes (por SMS ou e-mail) e relembrá-los da marcação.

Esta comunicação direta e personalizada resulta numa diminuição de até 60% do número de pacientes que não aparecem (os chamados “pacientes no show”). Por outro lado, caso o paciente decida reagendar a consulta para outra data, consegue antecipadamente usar o espaço livre na agenda para fazer a marcação de outro paciente.

Em adição, pode e deve utilizar os canais de comunicação do seu software para passar outro tipo de mensagens aos seus pacientes, tais como:

• mensagens de aniversário;
• agradecimentos a pacientes referenciadores;
• avisos de alterações no horário ou funcionamento normal da clínica;
• divulgação de promoções exclusivas;
• envio de questionários de satisfação, etc.

As pessoas escolhem um produto, serviço ou marca de que gostam e com o qual se identificam. O paciente quer sentir que a clínica se preocupa com ele e que não é apenas mais um. Um software clínico permite-lhe comunicar rapidamente e de forma customizada, garantindo um tratamento individualizado e fazendo-o sentir-se especial.

4. Maior segurança dos dados da clínica

Proteger os dados da clínica e informações pessoais do paciente é vital e obrigatório. Em primeiro lugar, ao usar um software de gestão clínica estas informações estão guardadas num servidor próprio com dimensão e níveis de segurança muito superiores aos utilizados pela maioria das clínicas.

Em segundo lugar, o servidor também executa backups diários da informação, assegurando que a informação não é perdida, caso os sistemas e computadores da clínica tenham algum problema.

Por último, desta forma a sua informação está mais protegida face a vírus ou ataques informáticos.

5. Maior organização dos processos

Uma ferramenta destas proporciona uma maior organização dos processos internos e externos, pois grande parte das tarefas do dia-a-dia podem ser automatizadas e realizadas pelo software.

Esta mudança faz com que os assistentes e médicos fiquem com mais tempo livre para fazerem tarefas mais exigentes, evitando a sobrecarga de trabalho e até o burnout.

6. Redução de custos

Melhorar o seu serviço e conquistar novos pacientes enquanto reduz os gastos, é o objetivo de todas as clínicas. Ao implementar estas melhorias consegue obter esses resultados e poupa em várias frentes, uma vez que:

• diminui o número de pacientes “no show” e preenche essa vaga, evitando tempos livres não programados;
• rentabiliza o tempo do assistente e poupa no valor final da fatura telefónica, ao utilizar o serviços de SMS Reminder;
• poupa em papel e torna a sua clínica mais sustentável e amiga do ambiente ao passar faturas eletrónicas;
• evita erros e gastos desnecessários na sua estratégia de Marketing e fidelização de clientes (ex.: ao definir detalhadamente o perfil do paciente consegue perceber o tipo de tratamentos em que faz mais sentido fazer promoções, demonstrações de produto, etc.).

O NewSoft DS

Em conclusão, são vários os benefícios de investir num software de gestão clínica e neste artigo mencionamos apenas alguns.

Se estiver a pensar investir nesta solução, apresentamos-lhe o NewSoft DS – um software clínico líder de mercado no segmento da Medicina Dentária em Portugal. O NewSoft DS faz uma gestão completa do workflow da clínica, desde o agendamento da consulta, até à faturação, e permite uma gestão organizada e eficiente.

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